Stand: 29. September 2026
Als katholischer Jugendverband unterliegt der Stamm dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG). Soweit es im Einzelfall nicht anwendbar sein sollte, gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechend. Diese Information gilt ausschließlich für die Token-Formulare auf mitglied.dpsg-serm.de. Sie erläutert die Informationen nach §§ 15 und 16 KDG.
Verantwortlich nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) ist:
DPSG Stamm Herz Jesu Duisburg-Serm
Nicht eingetragener Verein; Untergliederung der DPSG, Diözesanverband Essen
Dorfstraße 119a
47259 Duisburg
Vertreten durch den Stammesvorstand: Maja Hümbs, Johannes Seuthe
E-Mail: info@dpsg-serm.de
Datenschutzfragen können an den Stammesvorstand unter info@dpsg-serm.de gerichtet werden. Soweit kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, nimmt der Stamm die Aufgaben nach § 36 Abs. 8 KDG anderweitig wahr.
Katholisches Datenschutzzentrum (KDSZ), Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund. E-Mail: info@kdsz.de. Dort besteht ein Beschwerderecht nach § 48 KDG.
Bei der digitalen Mitgliedsanmeldung geben Sorgeberechtigte Angaben zum Kind ein: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Konfession, Staatsangehörigkeit, Mitgliedschaftsart und Eintrittsdatum. Verarbeitet werden außerdem die Kontaktangaben der Sorgeberechtigten (Telefon, Mobiltelefon und E-Mail-Adresse), die abgefragten Bestätigungen sowie eine digitale Unterschrift. Angaben zur Bankverbindung – Kontoinhaber:in, IBAN und Kreditinstitut – werden in das Anmelde-PDF aufgenommen; sie werden nicht als eigenes Feld in der Mitglieder-Tabelle gespeichert. Das PDF wird als Dokument in der Datenbank gespeichert. Die Benachrichtigung an das Stammespostfach info@dpsg-serm.de enthält keinen PDF-Anhang, sondern einen Verweis auf den geschützten internen Bereich. Der einreichenden Person steht ein signierter Download-Link für ihr Dokument zur Verfügung. Intern ist der Zugriff auf Anmelde-PDFs an das Schreibrecht für Mitglieder gebunden.
Die Angaben dienen der Aufnahme und Verwaltung der Mitgliedschaft, der Beitragsverwaltung und den damit verbundenen Pflichten. Rechtsgrundlage für die erforderliche Verarbeitung ist § 6 Abs. 1 Buchst. c KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die im Formular abgefragten Erklärungen werden als Angaben zum Vorgang gespeichert; sie ersetzen nicht die jeweils geltende Rechtsgrundlage.
Die zusätzliche Einwilligung zur Kontaktaufnahme zu vereinsbezogenen Themen ist freiwillig. Sie ermöglicht weitere Informationen etwa zu Ausflügen, Lagern und Mitgliederversammlungen per angegebenem Kontaktweg. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. b KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber info@dpsg-serm.de widerrufen werden. Die Mitgliedschaft hängt nicht von dieser Einwilligung ab.
Über einen veranstaltungsbezogenen Link können Vor- und Nachname des Kindes, die Rückmeldung zur Teilnahme, eine freiwillige Bemerkung sowie Antworten auf die für die Veranstaltung eingerichteten Fragen erfasst werden. Abfragen verarbeiten den Namen der antwortenden Person und die eingegebenen Antworten; je nach Frage können das Freitext, Auswahl, Zahlen, Ja/Nein-Angaben oder Daten sein. Namen können mit den eigenen Mitgliederdaten des Stammes abgeglichen und einer Mitgliedschaft zugeordnet werden.
Zweck ist die Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen sowie die Auswertung der Abfrage. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. g KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO): das berechtigte Interesse des Stammes an der Planung und Durchführung seiner Gruppenaktivitäten. Freitextantworten können zusätzliche personenbezogene Angaben enthalten.
Für die Anmeldung eines Kindes verarbeiten wir dessen Namen, Geburtsdatum und Anschrift sowie die Telefonnummer und gegebenenfalls E-Mail-Adresse der Sorgeberechtigten, eine Notfalladresse und eine Notfalltelefonnummer. Hinzu kommen Angaben zur Beitragsvariante, zu Ermäßigungsgründen, zur Krankenkasse, zur Haftpflichtversicherung, zum Schwimmen, zu Ausflügen und freien Gruppen, die elterliche Behandlungsermächtigung für den Fall fehlender Rücksprache sowie eine Unterschrift oder ein hochgeladener Scan der Anmeldung.
Als besondere Kategorien personenbezogener Daten können Angaben zur Gesundheit anfallen, insbesondere Blutgruppe, Reaktionen auf Insektenstiche, Hinweise zu Medikamenten oder Unverträglichkeiten. Der Name der Krankenkasse und Angaben zur Haftpflichtversicherung sind keine besonderen Gesundheitsdaten. Ein Ermäßigungsgrund kann Angaben zu einer Behinderung umfassen. Angaben zu finanziellen oder familiären Ermäßigungsgründen werden getrennt davon verarbeitet und nicht pauschal als Gesundheitsdaten eingeordnet.
Die Angaben werden für die Teilnahmeorganisation, die Sicherheit und erforderlichenfalls die medizinische Versorgung während der Veranstaltung sowie für die Beitragsberechnung benötigt. Rechtsgrundlage für die allgemeinen Anmeldedaten ist § 6 Abs. 1 Buchst. c KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Für Gesundheitsdaten und Angaben zu einer Behinderung gilt § 11 KDG; die ausdrückliche Einwilligung wird vor der erforderlichen Erklärung zum Nichtvorliegen ansteckender Krankheiten und vor einer möglichen Behinderungsangabe als Ermäßigungsgrund abgefragt. Diese Erklärung zum Gesundheitsstatus ist für die Teilnahme nötig; ohne Einwilligung kann die Teilnahme gegebenenfalls nicht möglich sein. Für freiwillige zusätzliche Gesundheitsangaben wird eine eigene Einwilligung vor der Eingabe abgefragt. Sie können diese zusätzlichen Angaben auslassen. Eine angegebene Eltern-E-Mail-Adresse erhält eine Bestätigung zur Anmeldung und gegebenenfalls einen persönlichen Link zum Anmelde-PDF.
Fachlicher Empfänger ist die DPSG: Die für die Mitgliedschaft erforderlichen Angaben werden im Stamm und – soweit für Mitgliedschaft und Versicherung erforderlich – innerhalb des Diözesan- und Bundesverbands verwendet. Die Eintragung in die Mitgliederverwaltung der DPSG erfolgt durch Leitende; das Mitgliederportal übermittelt Formulareingaben nicht automatisch an NaMi. Leitende mit den entsprechenden Leserechten können Anmeldungen und Voranmeldungen im jeweiligen Veranstaltungsbereich einsehen.
Für den Betrieb und den Mailversand werden technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Der Server- und Datenbankbetrieb erfolgt bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. E-Mails werden über die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, versandt. Die Verarbeitung durch diese Dienstleister erfolgt für den Stamm und nicht zu eigenen fachlichen Zwecken.
Veranstaltungsanmeldungen und Voranmeldungen einschließlich Gesundheitsangaben, Anmelde-PDF und hochgeladenem Scan werden drei Kalendermonate nach dem Ende der Veranstaltung automatisch gelöscht (maßgeblich ist das Enddatum, ersatzweise das Startdatum). Antworten auf Abfragen werden drei Monate nach Ablauf der Abfrage, ersatzweise nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung, automatisch gelöscht; Abfragen ohne Datum werden nicht automatisch gelöscht, sondern gemeldet und von Leitenden manuell geprüft. Ein täglicher Löschlauf setzt das um. Für Mitgliedsdaten gibt es keine durchgängige automatische Löschfrist; sie werden manuell gelöscht. Bei einer Mitgliedslöschung entfernt die Anwendung zugeordnete Mitgliedsanmeldungen, Voranmeldungen und bestimmte verknüpfte Dateien. Nicht zugeordnete Umfrageantworten und einzelne Dateien werden dadurch nicht zwingend sofort mitgelöscht, sondern unterliegen den oben genannten Fristen. Ein SEPA-Lastschriftmandat aus der Mitgliedsanmeldung wird bei einer Mitgliedslöschung 14 Monate aufbewahrt und danach automatisch gelöscht (die Dauer ist juristisch noch zu bestätigen). Währenddessen kann nur, wer das Schreibrecht für Mitglieder hat, das Dokument abrufen; der persönliche Einreicher-Link gilt nicht mehr. Soweit Unterlagen tatsächlich Buchungsbelege sind, gilt nach § 147 AO grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist. Der Anwendungscode sichert diese Unterscheidung und Frist derzeit nicht automatisch ab.
Beim Absenden einer Voranmeldung, Veranstaltungsanmeldung oder Abfrage wird die IP-Adresse verarbeitet, um die Formulare gegen wiederholte Einsendungen abzusichern. Pro IP-Adresse sind höchstens fünf Einsendungen je Formularart innerhalb von zehn Minuten möglich.
Der selbst betriebene nginx-proxy-manager protokolliert bei Seitenaufrufen Zeit, aufgerufene URL, Status, Datenmenge, Referrer, Browserkennung (User-Agent) und die IP-Adresse. Die Logs dienen dem sicheren technischen Betrieb und der Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. g KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Access-Logs speichern seit dem 28. September 2026 die IP-Adresse gekürzt (bei IPv4 letzter Block auf 0, bei IPv6 nur die ersten drei Blöcke); früher geschriebene Archive mit voller IP werden durch die Rotation spätestens am 26. Oktober 2026 gelöscht. Error-Logs enthalten aus technischen Gründen weiterhin die volle IP-Adresse. Beide rotieren wöchentlich; es werden höchstens vier Archive aufbewahrt, keines älter als 28 Tage. Dateien inaktiver Proxy-Hosts können länger bestehen, weil leere, nie rotierte Dateien nicht weiter rotieren. Die Container-Logs der Anwendung sind auf höchstens 3 Dateien à 10 MB begrenzt.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können die jeweiligen Formulare nicht abgesendet oder bearbeitet werden; optionale Angaben kannst du auslassen.
Die derzeit erreichbaren Formulare über persönliche Links setzen keine Cookies und legen nichts im lokalen Speicher deines Browsers ab. Es gibt kein Tracking. Sollten später Funktionen hinzukommen, die Informationen auf deinem Endgerät speichern, beschränken wir uns auf technisch unbedingt erforderliche Speicherungen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und ergänzen diese Information vorher.
Zur Ausübung der Rechte genügt eine E-Mail an info@dpsg-serm.de.
Angaben in der Mitgliedsanmeldung stammen von dem Kind oder den Sorgeberechtigten, die den persönlichen Link nutzen. In Voranmeldungen, Veranstaltungsanmeldungen und Abfragen können Angaben durch die antwortende Person gemacht und mit dem vorhandenen Mitgliederdatenbestand des Stammes abgeglichen werden. Eine Zuordnung zu einem Mitglied kann dabei durch die Stammesleitung bestätigt oder geändert werden.
Wurden Angaben über ein Kind nicht direkt von ihm selbst, sondern durch eine sorgeberechtigte Person erhoben, ist diese Person die Quelle. Soweit Daten aus einem vorhandenen Mitgliederdatensatz ergänzt oder zugeordnet werden, ist dieser interne Datensatz die Quelle dieser Angaben. Mitgliedsdaten des Stammes können ursprünglich aus NaMi, der Mitgliederverwaltung des DPSG-Bundesverbands, stammen. Das betrifft insbesondere Name, Geburtsdatum, Mitgliedsnummer, Kontaktdaten und Gruppenzuordnung. Leitende können Zuordnungen und Angaben zur Teilnahme oder zu Antworten ergänzen. Diese Daten dienen dem Abgleich und der Organisation von Mitgliedschaft und Veranstaltungen auf den oben genannten Rechtsgrundlagen; fachliche Empfänger sind die zuständigen Leitenden und die DPSG.
Bei Änderungen der Verarbeitung wird diese Information angepasst. Die aktuelle Fassung steht auf dieser Seite.
Diese Information gilt nur für die Token-Formulare auf mitglied.dpsg-serm.de. Für die öffentliche Website und das Leiterportal gelten eigene Datenschutzinformationen: dpsg-serm.de und leiter.dpsg-serm.de.
Zum Impressum des Mitgliederportals: Impressum.